Der Formulargenerator: Automatisierung des abgehenden Schriftverkehrs

VIA BAUSTELLE erledigt adressatengenau den gesamten Schriftverkehr. Verschiedene Stellen (Polizei, Bezirksverwaltung, Bauamt u. a.) müssen unterrichtet werden. Jede Behörde erhält unterschiedliche Informationen. Der komplette Schriftverkehr kann mit Hilfe des integrierte Formulargenerators auf Knopfdruck angestoßen werden!

Alle im Zusammenhang mit einer Genehmigung oder einem Bescheid zu versendenden Schriftstücke werden in VIA BAUSTELLE gemeinsam betrachtet und als Formular bezeichnet.

Ein Formular kann dementsprechend mehrere Briefe an verschiedene Adressaten umfassen. So besteht das Formular "Gebührenbescheid" z. B. aus der Genehmigung an den Antragsteller, einer Kopie an die Polizei, einem Kassenbeleg etc. Die einzelnen Briefe werden als Formularblatt bezeichnet.

Das besondere an VIA BAUSTELLE ist, dass die Formularblätter aus "intelligenten" Textbausteinen bestehen, z. B. Briefkopf, konkrete Mitteilung, Auflagen, Hinweise, Schluss. Diese werden in Abhängigkeit von der Art der Inanspruchnahme automatisch in das Formularblatt aufgenommen oder entfernt. So wird ein Textbaustein, in dem es inhaltlich um die Auflage bezüglich der Aufstellung von Gerüsten geht, wird nur in Briefe aufgenommen, in denen es um Gerüste geht.

In Wortlaut und Aussehen (Briefkopf, Adresse usw.) orientieren sich die Textbausteine an den bisher versendeten Schriftstücken der jeweiligen Stadt oder Kommune.

Beim Erstellen eines Bescheides ist aus der Auswahl der angebotenen Formulare, diese Zusammenstellung erfolgt durch VIA BAUSTELLE automatisch anhand einiger Parameter aus dem Antrag (z. B. Art der Inanspruchnahme), das benötigte Formular zu bestimmen.

Danach werden alle benötigten Daten aus dem Vorgang automatisch in die Formularblätter übernommen. Dabei werden gemäß der Angaben im Vorgang alle für die Maßnahme notwendigen Auflagen, Hinweise oder Rechtsbelehrungen vom System automatisch berücksichtigt.

Das bedeutet, dass also nicht mehr der gesamte Brief zu schreiben ist; es gilt lediglich wenige notwendige Angaben zu vervollständigen, wie beispielsweise:

• Gebühren
• beschreibende Ergänzungen, Anmerkungen, Hinweise
• besondere, auf den einzelnen Vorgang bezogene Auflagen
• Auswahl der zu informierenden Personen bzw. Instanzen (Verteiler)

Alle Bescheide, die einmal verschickt wurden, sind im System hinterlegt und können nicht mehr verändert werden. Sie sind rechtssicher in der Datenbank archiviert und jederzeit reproduzierbar.